Split billing: zo verrekent je bedrijf laadkosten correct en automatisch

Steeds meer bedrijven stappen over op elektrische bedrijfswagens. Dat brengt een nieuwe vraag met zich mee die vroeger niet bestond: wie betaalt de elektriciteit? Wanneer een werknemer zijn bedrijfswagen thuis oplaadt, gebruikt hij zijn eigen energiecontract. Maar die kosten horen bij de werkgever thuis — niet op de privérekening van de medewerker. Split billing lost dat probleem op, op een manier die correct, automatisch en fiscaal onderbouwd is.

Wat is split billing?

Split billing is een systeem waarbij de elektriciteitskosten van het thuisladen worden gescheiden van het gewone huishoudelijk energieverbruik. Elke laadsessie thuis wordt individueel geregistreerd in een beveiligd online portaal. Op basis van die gegevens wordt maandelijks automatisch een debetnota opgemaakt, waarmee de werkgever de elektriciteitskosten correct kan terugbetalen.

Geen geschatte bedragen, geen handmatige opvolging, geen discussie achteraf. Enkel de werkelijk verbruikte kWh per sessie, netjes bijgehouden en klaar voor verwerking.

Waarom is een slimme laadpaal onmisbaar?

Split billing werkt alleen als de laadpaal het verbruik per sessie kan registreren en die data kan doorgeven aan een beheerplatform. Een gewone thuislaadpaal zonder communicatie houdt geen individuele laadsessies bij en is dan ook niet geschikt voor split billing.

De slimme laadpalen die Powerland installeert zijn standaard verbonden met een beheerplatform. Dat betekent dat elke laadbeurt automatisch wordt gelogd: wie heeft geladen, wanneer, hoeveel kWh. Geen extra stappen voor de werknemer, geen manueel werk voor de wagenparkbeheerder.

Hoe zit het fiscaal?

De fiscus stelt duidelijke voorwaarden aan de terugbetaling van thuislaadkosten. Het exacte verbruik moet aantoonbaar zijn via een slim communicatiesysteem — een laadpaal die individuele sessies registreert en doorgeeft aan een beheerplatform. Een gewone "domme" laadpaal volstaat dus niet, ook al staat die er al. Verder moet de werkwijze opgenomen zijn in de car policy van het bedrijf.

Wat betreft het tarief: sinds 1 januari 2025 geldt er een permanente regeling via het CREG-tarief. De FOD Financiën publiceert elk kwartaal een maximaal vergoedingsbedrag per kWh, berekend op basis van de gemiddelde elektriciteitsprijs per gewest. Werkgevers kunnen kiezen: terugbetaling op basis van de werkelijk betaalde kosten, of op basis van dit kwartaaltarief. Die tarieven worden elk kwartaal bijgesteld, dus regelmatig controleren is de boodschap.

Minder administratie, meer controle

Split billing is geen ingewikkelde technologie. Het is een logisch verlengstuk van een goed ingerichte laadinfrastructuur. Wie vandaag investeert in slimme laadpalen en een beheerplatform, heeft morgen geen omkijken naar de verrekening van laadkosten — of het nu gaat om vijf of vijftig bedrijfswagens.

Powerland biedt hiervoor een volledig geïntegreerde oplossing: van de installatie van slimme laadpalen tot het beheer van laadsessies, debetnota's en terugbetalingen via één platform. Meer weten? Ontdek onze laaddiensten.